なかなか営業日報が機能していないという企業が少なくありません。以下、一つの考え方として当社で推奨している営業日報の書き方の指導の事例をお話いたします。

1.記録する中身は必要最低限にする

 あれもこれも、しかも詳しく書かせようとすると、それを毎日「作文する」営業マンの負担はかなり大きくなります。

 しかも、どれだけ詳しく書いたとしても、大事なニュアンスまでうまく伝えられるものではありません。営業マンは文章を書くプロではないのですから。

 またそれを見る上司としても、要点が見えない長文を書かれたとしても、たまったものではありません。

 ですから、現実的なやり方として、まず書くべき内容は必要最低限に留めること。

 もちろん、必要最低限しか書いていないと、大事な商談の内容が掴めません。でもそれでよいのです。

 大事な内容は、直接話を聞けばよいのです。いや、聞くべきです。それがもっとも手っ取り早く、確実な方法なのです。

 営業日報に100%を求めるのではなく、概要やインデックス程度だと割り切ることが大事なのです。

 もちろん営業日報は、提出がゴールではありません。それを用いて部下指導を行い、適切に商談を進展させるために用いなければならないわけです。

 だから営業日報を用いて、そのようなコミュニケーションを日々とることは、むしろ必須だといえます。

 厳しく言えば、営業日報が機能していないのは、部下の責任ではなく、上司、ひいては経営者の責任なのです。

 (ただし多くのコンサルタントは、精緻なフォーマットを作りたがります。それぞれの項目を書く理由も言います。でも、しかしそれが本当にずっと運用できる現実的な物かどうか。「立派なモノ」「理想的なモノ」が役に立つとは限らないのです。)


2.必要最低限として何を書かせるのか?

 誰が考えてもほぼ同じような内容になるかと思われますが、一応項目を書き出しておきますと、

 「いつ、どこで、誰と、何をしたのか。その結果。次に何をするのか。」

 必要なのは、この程度でしょうか。

 そして、実は記録として最も大事なことは、「結果」に書くべき「相手の反応」です。

 多くの営業マンは、この部分の書き方に慣れていません。

 必要なのは、営業マンの感想ではなく、具体的、客観的な情報としての「相手の反応」です。

 たとえば、見積書を持参して説明した際に、相手が、実際にどういう発言や質問をしたのか(具体的なセリフ)、その時の態度がどうだったのか。

 こういったことを記録して欲しいわけです。

 そして例えば商談相手のお客様の性格がとても細かく論理的な方だとして、その見積内容に対して、さらっと「じゃあ、検討しておきます」くらいの

 反応しか示してくれなかったとすれば、(あまり真剣に考えてないのではないか)と推測することができます。

 ところで日報のフォーマット(形式)は、どうとでも使いやすいように自由に設計して頂ければと思います。